Mit dem neuen Archiv-System hat der Raiffeisenverband ein einheitliches Kundenarchiv für alle Kundendokumente geschaffen. Es wurde in die bereits bestehende Raiffeisen IT-Architektur integriert.
Elmar Weiss, Leiter der Abteilung IT-RGO im Raiffeisen Informationssystem (RIS) erinnert sich an die großen Herausforderungen bei der Einführung: "Raiffeisen verfügt über den stärksten Großrechner in Südtirol. Als IT-Dienstleister für die RGO verarbeitet unser Rechenzentrum über drei Mio. Transaktionen am Tag, die durchschnittliche Reaktionszeit beträgt 85 Millisekunden pro Transaktion. Wir brauchten eine Lösung, die die höchsten Sicherheitsstandards garantieren kann. Um die beste Anwendung für uns zu finden haben wir mehrere namhafte Anbieter eingeladen. Und letztlich hat die Firma ELO aus Deutschland mit dem Programm ELOprofessional den Zuschlag für diesen Auftrag erhalten."
Das neue Programm bietet ein technologisch sehr aktuelles Langzeitarchiv, in dem alle Dokumente der Kunden abgelegt werden und auch in Zukunft abrufbar bleiben. Damit arbeitet der Raiffeisenverband Südtirol nur noch mit einem einzigen System. Dieses ist inzwischen flächendeckend auf allen 1.600 Arbeitsplätzen installiert. Für dieses System arbeiten im Moment fünf Server.
Selbst die "alten" Kundenbelege und RDMS-Dokumente wurden ins ELO Archiv übernommen. Dabei wurden vom Raiffeisen Dokument Management System (RDMS) pro Nacht 100.000 Dokumente ins ELO Archiv übertragen. Insgesamt liegen im ELO Archiv bereits 850.000 graphometrisch unterschriebene Schalterbelege und rund 7.350.000 Periodenauszüge.
Vor der ELO Einführung gab es mehrere Archive: Da war einerseits das RDMS (Raiffeisen Dokument Management System) als zentrales System, das für die Archivierung der aus Vorlagen erstellten Dokumente zuständig war. Die Dokumente wurden hier von den Raiffeisenkassen aktiv gespeichert, beispielsweise Vertragsdrucke am Schalter, Beratungsprotokolle, Kundenpositionen usw.
Als zweites System gab es eine Anwendung, die hauptsächlich für die Archivierung von Belegen, Kontoauszügen und Transparenzmitteilungen verwendet wurde, somit vor allem für automatisch generierte Dokumente. Elmar Weiss freut sich, dass: "...der Wunsch nach einem zentralen Dokumenten- Management-System nun Wirklichkeit geworden ist." Und weiter: "Das in den letzten Jahren stark angestiegene Volumen der Dokumente, die zunehmenden fachlichen Anforderungen und die Komplexität in der Verwaltung und Wartung der Systeme kann mit dem neuen System gut bewältigt werden", so Weiss zur Einführung des neuen Systems.
Der Raiffeisenverband begann bereits Ende der 60er Jahre sich mit den Möglichkeiten der elektronischen Datenverarbeitung auseinanderzusetzen. 1968 wird das Rechenzentrum im Raiffeisenhaus in Bozen eingeweiht, 1970 ein "organisationseigenes Rechenzentrum mit Ausnutzung der Möglichkeiten der elektronischen Datenverarbeitung", das heutige Raiffeisen-Informationssystem, im Raiffeisenverband in Bozen gegründet. Es ist bis heute die größte Abteilung im Verband.
Das Raiffeisen Informationssystem (RIS) ist Nervenzentrum und Schaltzentrale der Raiffeisenorganisation. Eine High-Tech-Institution mit strategischer Bedeutung für den Verband und seine Mitglieder. Das RIS ist seit 1970 IT-Lieferant der Raiffeisenorganisation und beschäftigt als größter Informationsdienstleister Südtirols über 130 Mitarbeiter.